Come utilizzare un'auto

Se non hai mai visto prima un sistema di composizione automatica, la tua mente probabilmente evoca immagini di macchine per chiamate automatiche che compongono automaticamente il numero senza sosta per massicci sforzi di telemarketing. Tuttavia, i dialer automatici fanno molto di più che automatizzare le chiamate di vendita non richieste e lasciare messaggi preregistrati a decine di migliaia di numeri di telefono in rapida successione.

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I dialer automatici sono un software di composizione predittiva che fa risparmiare tempo, disponibile in una manciata di formati, inclusi dialer di anteprima, emittenti vocali, dialer progressivi e dialer predittivi. Nella maggior parte dei casi, il loro scopo è migliorare l'esperienza del cliente e garantire che gli agenti di tutti i tipi possano lavorare nel modo più efficiente possibile.

I dialer automatici eccellono in situazioni urgenti con un'automazione utile per aumentare la produttività e la redditività dei servizi di call center, delle scuole e dei servizi di emergenza locali.

Anche se risparmiare qualche secondo per trovare e comporre un numero di telefono potrebbe non sembrare significativo, i grandi call center e i team di vendita che gestiscono decine di migliaia di chiamate ogni anno possono trarre vantaggio da miglioramenti apparentemente piccoli. Rispetto alla composizione manuale, un compositore automatico può aumentare significativamente la produttività facendo risparmiare tempo ai dipendenti o automatizzando completamente la comunicazione.

Possono inoltre consentire ai governi locali e statali di inviare messaggi di avvertimento tempestivi e importanti istruzioni di sicurezza sotto forma di messaggi audio a tutte le persone colpite da un disastro naturale o da un'emergenza.

I tradizionali combinatori automatici funzionano insieme a software e modem vocali per assistere gli agenti umani eliminando attività dispendiose in termini di tempo e componendo automaticamente il numero di telefono. Una volta ricevuta risposta alla chiamata, un dispositivo di composizione automatica può connettere la chiamata a un agente dal vivo o riprodurre un messaggio preregistrato. Se la chiamata arriva alla segreteria telefonica del destinatario, i combinatori automatici possono lasciare un messaggio o contrassegnare il numero nel loro sistema per essere contattati un altro giorno.

Questi sistemi consentono al personale di concentrarsi sulle esigenze dei propri clienti senza perdere un attimo a gestire le chiamate che squillano o senza risposta. In generale, i sistemi di composizione automatica funzionano in quattro parti:

I sistemi di composizione automatica sono resi possibili attraverso l'uso di software per computer. Tutte le caratteristiche e le capacità disponibili di un combinatore automatico sono dettate dal software e dal fornitore di servizi selezionato. La maggior parte dei sistemi di composizione automatica di base possono essere eseguiti sui computer di tutti i giorni con una correlazione diretta tra potenza della CPU e qualità audio. Tuttavia, una volta entrati nei contact center che gestiscono oltre 10.000 canali, avrai bisogno di un potente server rack con numerosi core CPU, ampia memoria e una connessione veloce a banda larga per supportare il tuo sistema.

Sebbene alcuni sistemi di composizione automatica siano implementati per inviare messaggi preregistrati, gli agenti dal vivo svolgono un ruolo chiave in molti scenari di composizione automatica. Come minimo, avrai bisogno di un dipendente che registri eventuali messaggi, selezioni l'elenco delle chiamate appropriato, scelga la modalità di composizione e avvii il sistema. Molti sistemi di composizione automatica richiedono un gran numero di personale per gestire le chiamate in entrata.

I modem vocali sono necessari per trasmettere e ricevere registrazioni vocali sulla linea telefonica. Questa tecnologia è stata sviluppata per le comunicazioni dati e fax, quindi assicurati che qualsiasi modem o dispositivo che utilizzi possa gestire le trasmissioni vocali. Se non sei sicuro che un modem specifico sia in grado di gestire le comunicazioni vocali, cerca eventuali indicazioni che l'hardware sia dotato di qualche forma di software di posta vocale.

Il collegamento delle chiamate con i sistemi di composizione automatica può essere effettuato tramite VoIP o rete fissa. Tuttavia, i sistemi di composizione automatica su larga scala si stanno spostando verso sistemi integrati basati su cloud che si collegano alle migliori soluzioni software CRM e includono un ampio elenco di funzionalità avanzate che potrebbero eliminare la necessità di un modem vocale.

Se ti è mai capitato di contattare un servizio clienti e ti è stata data la possibilità di restare in linea o di chiedere a qualcuno di richiamarti non appena un rappresentante è disponibile, probabilmente sei stato instradato attraverso un sistema di composizione automatica con richiamata caratteristica. Se scegli di ricevere una richiamata quando il team del servizio clienti può contattarti, stai essenzialmente aspettando che il software di composizione automatica trovi il prossimo agente disponibile ed effettui la chiamata nel momento in cui un agente è libero.